PRESUPUESTO

EL PRESUPUESTO MAESTRO

1.1 El Presupuesto.  Conceptos Generales

1.1.1     Definición

Un presupuesto traza el rumbo de una empresa con la describiendo los planes del negocio en términos financieros. Como un mapa de camino, el presupuesto puede ayudar a la compañía a navegar durante el año y reducir los resultados negativos. Un Presupuestar involucra

 1) Establecer metas específicas.

 2) Ejecutar planes para lograr las metas.

 3) Periódicamente comparar los resultados actuales con las metas.

Estas metas incluyen tanto las metas generales de la empresa como las metas específicas de cada unidad individual en la empresa.

Establecer metas específicas para operaciones en el futuro es parte de la función de planeación de la administración, mientras que ejecutar las acciones para llegar a las metas es parte de la función de dirección de la empresa. La comparación periódica de los resultados actuales con estas metas y tomar las acciones apropiadas es parte de la función de control de la administración.

Un presupuesto “es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia”.  Los principales elementos del presupuesto son:

a.  Es un plan.   O sea  que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado período.

b.  Integrador.  Que toma en cuenta todas las áreas de la empresa.  Es un plan visto como un todo.  A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

c.  Coordinador.  Que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía.  Si no es coordinador, entonces hay confusión y error.

d.  En términos financieros.   Indica la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan maestro.

e.  Operaciones.  Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir.

f.  Recursos.   No es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planificar los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo que se obtiene con la planeación financiera que incluye:   Presupuesto de efectivo y presupuesto de adiciones de activos (inventarios, cuentas por cobrar y activos fijos).

g.  Dentro de un período determinado.  Un presupuesto siempre debe estar en función de cierto período.

     Después de analizar la definición que se ha dado, se puede afirmar que el presupuesto consiste en cuantificar en términos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa y sirvan como herramienta de control administrativo.

1.1.2  Ventajas de los presupuestos

Las principales ventajas de los presupuestos son:

• Motiva a la alta gerencia a definir los objetivos básicos de la empresa.
• Define una estructura donde se especifica la responsabilidad y la autoridad de cada una de las partes involucradas.
• Incrementa la participación de todos los niveles de la organización.
• Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.
• Facilita a la gerencia la utilización óptima de los diferentes insumos.
• Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía           
• Obliga a realizar un auto análisis cada cierto tiempo.
• Facilita el control administrativo.
• Es un reto para comprobar y ejercitar la creatividad y el criterio profesional de sus ejecutivos a fin de mejorar la empresa.
• Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.

1.1.3  Limitaciones de los presupuestos

Como toda herramienta tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo o durante su ejecución.  Entre éstas tenemos:

Está basado en estimaciones, limitación que obliga a la administración a utilizar determinadas herramientas estadísticas para reducir la incertidumbre al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos con que se cuenta.  La correlación y la regresión estadística ayudan a eliminar esta limitación.

• Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo que significa que es una herramienta dinámica que debe adaptarse a cualquier inconveniente que surja, ya que de otra manera pierde su sentido.
• Su ejecución no es automática.  Es necesario que en la organización se comprenda la utilidad de esta herramienta, si no es así serán infructuosos todos los esfuerzos por aplicarlo.
• Es un instrumento que no debe sustituir a la administración.  Es sólo una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido y no para competir con ella.
• Toma tiempo y cuesta prepararlo.
• No se deben esperar resultados demasiado pronto.

1.1.4     Principales indicadores del presupuesto

Los principales indicadores que los ejecutivos deben presupuestar y a su vez monitorear mensualmente para que el presupuesto logre sus propósitos son:

1. Ingresos

2. Utilidad operacional

3.  Activos promedio en operaciones    

4.  Margen de ventas

5. Rotación de inversión                          

6. Tasa de rendimiento sobre la inversión

7. Porcentaje de la capacidad utilizada

8. Porcentaje de crecimiento en volumen

9. Días de inversión del capital de trabajo

10. Valor económico agregado (EVA)

11. Inversiones aprobadas

12. Flujo de efectivo de operación

13. Compromiso con bancos acreedores

14. Principales estrategias para el año

15. Oportunidades y amenazas  de la empresa

16 Programas específicos del año

En la actualidad muchas empresas establecen metas concretas que le permiten seguir compitiendo.  Estas metas deben ser supervisadas de manera frecuente.  Un avance reciente es el establecimiento de metas de desempeño es el uso de metas específicas.  Las metas específicas  son objetivos excepcionalmente ambiciosos que no pueden lograrse sin hacer cambios fundamentales en la manera en que se hace el trabajo.

1.2  El papel de los presupuestados en la planeación

En la planeación se pueden distinguir el proceso y el contenido.  El proceso consiste en determinar los escenarios y fijar objetivos, mientras que el contenido está formado por el plan de mercado, el plan de insumos y el plan financiero.   Los presupuestos son valiosos en la medida en que sirven de guía, ayudan a monitorear lo implantado y verifican que se logren los resultados esperados.   Hay que recordar que mientras no se sepa lo que se quiere no podrá  llevarse a cabo un plan. 

La planificación debe ser dinámica porque los clientes, los proveedores, quienes fijan la economía y quienes integran la empresa son seres humanos   En una época de cambios es cuando más se requiere planear.  Todas las organizaciones hacen planes, unas más estructurados y organizados, otras más pequeños y simples.

Los presupuestos que veremos aquí son los que se expresan en términos monetarios, aunque hay algunos que se expresan en unidades de productos, número de empelados, unidades de tiempo u otras cantidades no monetarias que forman parte del área de la ingeniería industrial.

Los presupuestos son una excelente herramienta que facilita la administración por objetivos, expresados en términos monetarios, tales como valor económico agregado, tasa de rendimiento sobre inversión, tasa de rendimiento sobre el capital, nivel de endeudamiento, determinada posición de liquidez, entre otras.  Todo lo anterior propicia una evaluación eficiente durante el período presupuestal.

De igual forma, los presupuestos dirigen una empresa mediante la administración por excepción, ayudando de esta forma a cumplir los compromisos contraídos y canalizar la energía de las áreas más relevantes que requieren la atención de la alta dirección.

En este tema analizaremos el presupuesto maestro con sus dos grandes divisiones:  El presupuesto de operación y el presupuesto financiero, que proyectan el futuro a través del estado de resultados presupuestado, el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo presupuestado.

1.3  El proceso del presupuesto.  Principios de la presupuestación

La elaboración del presupuesto puede basarse en un enfoque contable (contabilidad financiera) o administrativo (contabilidad administrativa).  Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, el producto final del proceso del presupuesto son los estados financieros que ella genera. 

La única diferencia es que en la contabilidad administrativa los estados financieros presupuestados son estimaciones de lo que ocurrirá en el futuro y no datos de lo ocurrido en el pasado.  

El proceso del presupuesto incluye lo siguiente:

1.3.1 Elección de los períodos.  El período conveniente para un presupuesto es de un año.  La mayoría de las compañías preparan presupuestos anuales mientras que otras lo hacen en forma semestral o trimestral.  Al término de cada período se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real con respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios.  Cada empresa elige el período que mejor convenga a sus necesidades.  El presupuesto se puede dividir por meses.  El mes constituye el período básico para comparar lo real y lo presupuestado.  Sin embargo el presupuesto puede dividirse por trimestre o semestre, según se considere oportuno.     Es necesario recordar que la función fundamental de los presupuestos es su utilización como instrumento de control administrativo.  Cuando dentro del período presupuestal ocurran cambios significativos en algunos elementos básicos como la inflación, el costo del dinero, sueldos y salarios, tipo de cambio, crecimiento del PIB, entre otros, éstos deben ser considerados en el análisis de control.

1.3.2 Organización para la preparación de presupuestos.   Un comité de presupuesto integrado por algunos miembros de la alta gerencia, puede vigilar la preparación de estas herramientas indispensables.  Ese comité debe fijar las pautas generales que la organización debe seguir y coordinar los presupuestos que por separado preparen las diversas unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo.  Las instrucciones deben ser transmitidas a través de las vías de mando ordinarias y el presupuesto debe devolverse para su revisión y aprobación por los mismos canales.  Una vez determinado el período presupuestario, el comité de presupuestos se debe dedicar a la elaboración del instrumento.  Debe solicitar al resto de la organización que presente sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las ventajas de una buena elaboración presupuestal.  Es indispensable la coordinación de todas las áreas si se quiere lograr la eficiencia.  Por ello, se requiere fijar fechas límite en las que la información de cada departamento deba estar a disposición de dicho comité.  Aquí es de mucha ayuda la utilización de un camino crítico (diagrama de flujo que ejemplifica el proceso de desarrollo de un presupuesto) para determinar los puntos que requieren mayor atención del comité de presupuestos.

1.3.3 Ejecución de los presupuestos.  La tarea de elaborar el presupuesto es de todos, desde los obreros hasta la alta gerencia.  Por esa razón es necesario formular manuales específicos para las actividades que deberán desarrollarse, así como para cualquier otra labor administrativa.

1.3.4 Control del presupuesto.   Esta labor debe ser desarrollada por el comité de presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas.  Este control se realiza partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado.  Al comparar lo presupuestado con lo real se determinan las variaciones que deben ser estudiadas y analizadas.  Finalmente, se hacen ajustes necesarios para eliminar la deficiencia y modificar el presupuesto si fuera necesario.  Es necesario utilizar sistemas computarizados debido al volumen  y complejidad de las operaciones, por eso es necesario analizar y controlar los resultados detallados en las operaciones, tomando en cuenta el tiempo, la eficacia y la versatilidad en la comparación presupuestal. 

1.3.5 Manual del presupuesto.   Es necesario que se redacten las políticas, los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto, lo que se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado.  El mismo debe contener lo siguiente:

• Los objetivos, las finalidades y la funcionabilidad de todo el plan presupuestal, así como los responsables del mismo.
• El período que incluirá el presupuesto, así como la periodicidad con que se generarán los informes de actuación.
• Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su desarrollo y administración.
• Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas que configurarán el presupuesto.